Zakładanie własnej firmy wiąże się z koniecznością dopełnienia wielu formalności. Jedną z decyzji, którą należy podjąć jeszcze przed złożeniem wniosku o wpis do CEIDG jest wybór sposobu prowadzenia księgowości. Można zajmować się nią samodzielnie lub podpisać umowę z biurem rachunkowym. Oba te sposoby mają swoje plusy i minusy, a wybór konkretnego rozwiązania powinien być uzależniony od indywidualnych potrzeb i możliwości. Poniżej przedstawiamy korzyści, jakie niesie za sobą wybór programu online do samodzielnego prowadzenia księgowości.
Dla nowych przedsiębiorców, którzy nie mają dużych środków na start firmy, głównym czynnikiem stojącym za wyborem księgowości online jest koszt jej prowadzenia. Zwykle miesięczny abonament nie przekracza kilkudziesięciu złotych, a w pakiecie otrzymuje się wszystkie niezbędne narzędzia do samodzielnego rozliczania podatków – m.in. program do wystawiania faktur, prowadzenia KPiR, ewidencji zakupów i sprzedaży VAT. Często pakiety są rozbudowane o możliwość prowadzenia dokumentów związanych z zatrudnianiem pracowników czy system CRM do zarządzania kontaktami firmy. Usługi tradycyjnych księgowych i biur rachunkowych dla małych firm zaczynają się zwykle od 150-200 zł, a im więcej dokumentów i pracowników, tym koszty te wzrastają. Tego problemu nie ma w księgowości online, gdzie opłata jest stała niezależnie od ilości dokonywanych co miesiąc rozliczeń.
Prowadząc samodzielnie księgowość online mamy stały wgląd w stan finansów firmy. Każda faktura jest własnoręcznie ewidencjonowana, a program umożliwia łatwą analizę dotychczasowych przychodów i wydatków. W szybki sposób można sprawdzić, które działania dają największy przychód i jakie wydatki mają znaczący udział w kosztach firmy. Dzięki temu możemy lepiej kontrolować przepływ środków i odpowiednio dopasować strategię biznesową, aby zwiększyć dochód.
Samodzielne prowadzenie księgowości budzi obawy przedsiębiorców o to, czy podołają wszystkim obowiązkom, które na nich ciążą. Jednym z nich jest przestrzeganie comiesięcznych formalności. Nie ma się jednak czego obawiać. Program do księgowości online przypomina o ważnych terminach związanych z prowadzoną działalnością – składania deklaracji, zapłaty podatku czy składek ZUS. Firmy dostarczające oprogramowanie udostępniają szczegółową pomoc w postaci FAQ oraz wsparcia konsultantów, dzięki czemu w razie wątpliwości łatwo można otrzymać odpowiedź na swoje pytanie.
Program do księgowości online ma ogromną przewagę nad innymi rozwiązaniami w tym, że jest dostępny 24/7, z dowolnego urządzenia mającego połączenie z Internetem. Trudno wyobrazić sobie, że będziemy w środku nocy budzić księgową, aby załatwiła za nas pilną sprawę, albo że zawsze będziemy mieli przy sobie komputer, aby wprowadzić fakturę do ewidencji. Księgowość „w chmurze” nie zna tych problemów – jest zawsze gotowa do pracy, niezależnie od pory dnia i nocy, i tego gdzie się akurat znajdujemy. Wystarczy telefon z dostępem do sieci, abyśmy mogli wypełnić swoje być może nielubiane, ale jednak obowiązkowe formalności.